檔案信息管理的對象

檔案管理的對象是檔案,服務(wù)對象是檔案利用者，所要解決的基本矛盾即是檔案的分散、零亂、質(zhì)雜、量大、孤本等狀況與社會利用檔案要求集中、系統(tǒng)、專指、廣泛之間的矛盾。社會對檔案需求的滿足程度取決于檔案管理水平的不斷提高，管理水平則要適應(yīng)不斷增長的社會需求。二者處在從不適應(yīng)到適應(yīng)的不斷矛盾過程中，從而推動檔案管理工作向前發(fā)展。從幾千年檔案管理的歷史來看，檔案管理是由非獨立系統(tǒng)到獨立系統(tǒng)、由簡單管理到復(fù)雜管理、由經(jīng)驗管理到科學(xué)管理、由手工管理到計算機管理、由封閉系統(tǒng)到開放系統(tǒng)而發(fā)展的。

檔案信息管理的作用

數(shù)字檔案館必須確保電子文件、檔案及其他信息的真實性、完整性和持久有效性，實質(zhì)上就是要實現(xiàn)檔案數(shù)字信息的長期保存。因此，數(shù)字檔案館理應(yīng)是一個數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案館的主要職責(zé)之一就是長期保存有價值的檔案。對于傳統(tǒng)檔案，經(jīng)過長期的保管實踐，已形成了一套行之有效的長期保管手段與方法。目前關(guān)于數(shù)字信息長期保存已成為學(xué)術(shù)界關(guān)注的焦點。

傳統(tǒng)檔案信息管理面臨的問題

檔案管理是一個復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著如下問題，已經(jīng)不能滿足日常所需：

1、上級機關(guān)、直接要求實現(xiàn)檔案電子化管理；

2、電子或紙質(zhì)檔案越來越多而且分散，工作人員有使用軟件管理的急切要求；

3、用電子表格管理檔案，形象分差，且一些功能無法實現(xiàn)；

4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過程存在障礙；

5、紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密；

5、電子和紙質(zhì)檔案的管理難以兼顧；

檔案信息管理的安全及可靠性

1、信息的正確性、可靠性要求。

檔案信息化建設(shè)的是資源建設(shè)，在資源建設(shè)過程中，保證信息的正確性、可靠性尤為關(guān)鍵。檔案信息資源包含的內(nèi)容廣泛，信息量巨大，且資源增長速度快，重構(gòu)難度大，如果資源包含的信息正確性、可靠性不高，將使資源的利用困難，終影響信息化建設(shè)的成敗。

2、信息的安全性必須得到保證。

檔案信息化建設(shè)的目的是為社會提供檔案信息服務(wù)，不可避免地借助現(xiàn)有的各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，由于信息具有易傳播、易擴散、易損壞的特點，信息資產(chǎn)比傳統(tǒng)的實物資產(chǎn)更加脆弱，更容易受到損害，這樣勢必威脅檔案信息的安全性。為了保證信息的安全性，必須在信息資源建設(shè)的過程做好檔案信息的鑒定工作，在通過網(wǎng)絡(luò)為社會提供信息服務(wù)的過程中，要采取多方面的安全措施，保證檔案信息的安全。