檔案信息管理——檔案管理的意義

進行檔案管理工作，要遵循集中管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞。便于利用是全部檔案管理活動的目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

檔案信息管理的作用

數(shù)字檔案館必須確保電子文件、檔案及其他信息的真實性、完整性和持久有效性，實質上就是要實現(xiàn)檔案數(shù)字信息的長期保存。因此，數(shù)字檔案館理應是一個數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)。傳統(tǒng)檔案館的主要職責之一就是長期保存有價值的檔案。對于傳統(tǒng)檔案，經(jīng)過長期的保管實踐，已形成了一套行之有效的長期保管手段與方法。目前關于數(shù)字信息長期保存已成為學術界關注的焦點。

檔案信息管理——如何做好檔案信息保密工作

建立完善檔案保密工作制度

不僅要制定相關的檔案庫房管理、檔案保密、檔案查閱等相關制度，相關的檔案管理工作者還應當依據(jù)實際的工作需求制定檔案利用權限與范圍，依據(jù)不同層次的使用者制定不同的審批手續(xù)，使得檔案利用工作能夠真正做到有章可循，在加強便捷性的同時使得檔案工作安全性得到有效保障。檔案管理工作的多項制度能夠做到簡潔明了便于執(zhí)行，相關工作者在此基礎上要不斷總結，對制定進行及時的修訂和完善，從而能夠對檔案管理以及使用行為進行及時有效的約束和規(guī)范，從而推動檔案使用管理工作能夠真正朝著有序的方向發(fā)展。