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選擇打印機的主要依據(jù)，或者說，如何判斷選了一臺合適使用的打印機。從使用的角度判斷一臺打印機選得是否合適的主要依據(jù)有：打印速度、打印效果(質(zhì)量)、打印成本、打印幅面、更換打印耗材的便利性及是否環(huán)保等因素。打印機打印速度一般以每分鐘打印的頁數(shù)(PPM)計算，按其打印輸出速度一般可分為三類：即低速打印機(10～30 PPM);中速打印機(40～120 PPM);高速打印機(130～300 PPM)。

打印機或是以打印機為基礎(chǔ)的多功能一體機，普遍的設(shè)計壽命在十萬頁左右，這是很多中產(chǎn)品的設(shè)計使用壽命了。復(fù)合機的設(shè)計壽命都非常長，產(chǎn)品的設(shè)計使用壽命高達數(shù)百萬頁。但是這也有個弊端，那就是為了高壽命，所以要用更耐用的材料來制造零件，導(dǎo)致設(shè)備整體的成本非常高。

單位購買了打印機并不代表著費用就完事了，而是剛剛開始，打印文件不僅需要紙張，同樣還會消耗碳粉，電費以及各個配件的磨損，這些都是無形的費用支出。打印機租賃使用的話只需要付出紙張和電費即可，至于硒鼓，刮片以及其他電路板，齒輪等耗材，易損件的磨損根本不用擔心，這些交給租賃公司就可以了。

購買打印機的天起就要開始考慮到它的折舊與報廢，到了一定的使用期限和用量之后便不得不報廢，而打印機租賃則不必要考慮打印機的報廢問題，因為這是租賃公司所考慮的問題。即便購買了打印機也不代表能夠打印所有的文件類型，又是同樣是需要到外邊打印文件。而采用打印機租賃業(yè)務(wù)可以根據(jù)工作需求隨時調(diào)用打印機品牌或者機型，以滿足日常文件打印的需求。