檔案數(shù)據(jù)存儲          

日常管理在文件歸檔前，收到的文件通常都是雜亂堆放，需要文件時難以查找。使用系統(tǒng)后，檔案管理員可將部門已有的收文、發(fā)文、會議紀要等重要文件用鉛筆編寫臨時件號，在系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息，便于日常工作文件的查詢、瀏覽以及借閱操作。

歸檔文件

文件形成檔案后，用戶可通過手動錄入或Excel表導(dǎo)入的方式存儲檔案目錄數(shù)據(jù)以及掛接掃描件，管理員可搜索關(guān)鍵字查詢系統(tǒng)中的所有檔案文件進行借閱或移交操作。

檔案文件管理系統(tǒng)對于企業(yè)管理有什么作用？

對于企業(yè)來說，檔案文件管理系統(tǒng)的運用是非常有必要的，它對對于企業(yè)檔案管理起到非常關(guān)鍵的作用，對于當(dāng)下信息化管理而言，它起到非常關(guān)鍵的作用，并且有助于企業(yè)管理的發(fā)展，這是非常有實際意義的。

 檔案文件管理系統(tǒng)，它可以為企業(yè)提供檔案管理知識生態(tài)圈，有了它就可以實現(xiàn)文件管理、企業(yè)檔案管理和證件管理以及辦公系統(tǒng)、合同管理等多功能，它可以自定建立檔案管理保管的框架，通過構(gòu)建的檔案管理統(tǒng)一平臺，為企業(yè)組織內(nèi)檔案管理提供了實際管理需求，實現(xiàn)了檔案分類管理。有了這個管理系統(tǒng)，可以快速從特定的位置取出需要的紙質(zhì)實體檔案，它可以精準到記錄所取的檔案存放位置，不過在取文件時一定要按既定的流程操作，比如說按順序拿取，做到不丟卷，不亂放檔案，確保案卷資料的完整及擺放順序。

 檔案文件管理系統(tǒng)，其實是顛覆了傳統(tǒng)的紙張化辦公的方法，因為傳統(tǒng)的方法極容易發(fā)生檔案材料不全，記錄不清或者記錄格式不統(tǒng)一的情況，尤其是在查閱時非常麻煩，效率低，在一些人員變動頻繁的地方，很容易發(fā)生交接工作不到位的情況，導(dǎo)致檔案資料無法得到更好的延續(xù)管理，而有了這款檔案文件管理系統(tǒng)就可以大大幫助企業(yè)解決了這個問題。如果你所在的企業(yè)還在采用傳統(tǒng)的人工檔案管理方法，建議馬上引進檔案文件管理系統(tǒng)，它將會大大提升大家對于檔案管理工作的效率。

檔案管理系統(tǒng)——助力辦公

檔案對于企業(yè)來說是一項重要的資源，檔案管理對企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。要提升檔案管理的效率，離不開先進的信息技術(shù)。富恒集團緊跟時代發(fā)展步伐，利用OA系統(tǒng)中的應(yīng)用定制平臺，經(jīng)過充分的業(yè)務(wù)調(diào)研后，自行搭建了檔案管理系統(tǒng)。并于2020年7月開始正式啟用。

檔案管理系統(tǒng)的實施工作經(jīng)過需求調(diào)研、系統(tǒng)搭建、功能測試、用戶培訓(xùn)、跟蹤調(diào)整等幾個階段，在公司負責(zé)人的支持下，集團各部門、各分子公司檔案管理員的積極配合下，已正式上線運行。

檔案管理系統(tǒng)的成功應(yīng)用，為應(yīng)用檔案的相關(guān)部門，提供了準確的信息，準確的定位檔案的存放位置；確?？旖莘奖愕臋z索查詢，提升了人工操作的效率；減少了繁重的手工勞動，減輕了檔案管理人員的工作強度。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)校現(xiàn)有10個外語語種,33個本科專業(yè),因為語種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。