會議/會展需要準(zhǔn)備哪些工作？

根據(jù)會議要求，會議會場的布置，包括會議會展的會標(biāo)，燈光，多媒體，電源，桌椅，茶杯，廣告牌和各個服務(wù)的安排都要落實到位。

根據(jù)酒店或者其他會議場所提供的房間狀況表，在報到前就應(yīng)該確定房間，選定和領(lǐng)導(dǎo)入住的房間和樓層。一些細(xì)節(jié)上的問題也不能忽視，比如說房間類型，需要放的水果，點(diǎn)心和其他衛(wèi)生及特殊的安保工作。

提前檢查菜單和其他服務(wù)狀況，提前檢查餐廳衛(wèi)生，餐具必備品和完好程度，檢查桌椅數(shù)量和擺設(shè)，確保準(zhǔn)備完整。提前調(diào)整宣傳設(shè)備的擺放和位置，會議期間的攝影設(shè)備和攝影人員的搭配要及時到位。電源的安全，確保會議開展道路的通暢，加強(qiáng)樓層和門衛(wèi)等處的檢查，增加安全隱患的意識。為避免個別代表和領(lǐng)導(dǎo)的異常狀況，應(yīng)成立組或者是生活服務(wù)小組。會議散場和為防止意外發(fā)生，應(yīng)該在大廳、樓層、餐廳、會議室和電梯表示箭頭，和安全出口。

確定會議內(nèi)容、會議時間、地點(diǎn)、對象、經(jīng)費(fèi)。

1、 確定會議目的及內(nèi)容。

2、 確認(rèn)主要是否有空，確定是否和重要工作有時間上的沖突。

3、 確認(rèn)會議場地是否能滿足會議需要，如外定酒店會議室，提前聯(lián)系酒店。

4、 向財務(wù)中心申請會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。

二、確認(rèn)會議主要負(fù)責(zé)人，確認(rèn)會議主持人，確認(rèn)邀請參會嘉賓和領(lǐng)導(dǎo) 名單，確認(rèn)參會人員名單。

三、會議負(fù)責(zé)人安排會議議程。

1、 確認(rèn)會議主要流程及各發(fā)言人內(nèi)容。

2、 控制會議時間，安排會中休息。

1. 邀請函，郵件和電話邀請配合使用

(展會內(nèi)容可以提前1-3個月在郵件簽名處編寫好，方便可以告知，大范圍的告知)

2. 名片登記本，需要表示出合影的編號或者時間

3. pad，準(zhǔn)備圖片和視頻內(nèi)容，工廠，樣品間，設(shè)備，檢測報告等，更直觀的介紹自己

4. 給客戶發(fā)送展位圖和展館平面圖，標(biāo)注自己展臺，電梯口等位置，方便客戶到達(dá)

5. 布展完畢后給客戶發(fā)送展位照片，合影照片和個人展會合影照片