（三）修繕房屋時(shí)。修繕辦公用房或領(lǐng)導(dǎo)干部修繕住房，對(duì)房間進(jìn)行清理，銷毀處理積存的文件、資料，但沒有對(duì)存放的文件進(jìn)行認(rèn)真清理核對(duì)，誤將密級(jí)文件夾在舊書報(bào)中出售給廢品收購(gòu)人員，造成失、泄密。如1991年底，某省一位行署專員之妻為修理住房，將多年積存未認(rèn)真清理的文件、資料、書籍共57公斤，一次賣給小販，其中有幾十份密級(jí)文件。

現(xiàn)在文件信息對(duì)公司的作用越來越重要，過期的文件要進(jìn)行及時(shí)的銷毀，以免泄漏對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生嚴(yán)重的危害，因此行政人員要定期對(duì)需要銷毀的資料進(jìn)行銷毀，并制定銷毀工作規(guī)范，那么文件銷毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來為大家進(jìn)行分析。一、定期核對(duì)（1）定期核對(duì)已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢信息發(fā)放對(duì)象和信息來源，并以適當(dāng)?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過期的條目，并加以標(biāo)注，定期銷毀過期作廢的文檔。二、銷毀范圍（1）已過保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷毀的文件。（3）會(huì)議上回收的保密文件。（4）不需部門存檔的保密文件。（5）無保存價(jià)值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷毀文件類型及注意事項(xiàng)（1）銷毀文件分為紙面文件和電子文件兩類。（2）為了便于跟蹤和備查，對(duì)銷毀的文件要予以登記，保存銷毀文件清單。（3）電子類文件刪除后必須清空回收站。

二、粉碎銷毀粉碎是目前文件銷毀方法是比較流行的方式，因?yàn)榄h(huán)保快速同時(shí)銷毀量也是非常大，關(guān)鍵是費(fèi)用也是很少，一套完整的文件銷毀可以在很短的時(shí)間內(nèi)用很少的費(fèi)用完成，如果自己沒有粉碎設(shè)備，可以尋求一些專業(yè)的粉碎公司進(jìn)行銷毀，也是非常劃算的。三、封存存檔這種方式嚴(yán)格意義上可以說不算銷毀，只是死存不處理，前期上雖然感覺還可以承受，但是文件越來越多會(huì)占據(jù)很多的辦公空間，對(duì)于管理上也是需要耗費(fèi)人力，因?yàn)槿绻坏┍４娌磺‘?dāng)造成流失，那么文件上的內(nèi)容很有可能就會(huì)造成泄密，對(duì)于公司經(jīng)營(yíng)的風(fēng)險(xiǎn)也是極大的.

2、銷毀標(biāo)準(zhǔn)鑒于目前國(guó)際上大多采用碎紙機(jī)來銷毀紙質(zhì)文件，所以很多國(guó)家都對(duì)碎紙殘骸做出相關(guān)規(guī)定。從碎紙殘骸來看，主要分為條狀、顆粒狀和粉狀。國(guó)際上比較通用的是德國(guó)制定的DIN32757碎紙標(biāo)準(zhǔn)：?保密等級(jí)1=12毫米小條保密等級(jí)2=6毫米小條保密等級(jí)3=2毫米小條(機(jī)要)保密等級(jí)4=2x15毫米微粒(商業(yè)敏感)保密等級(jí)5=0.8x12毫米微粒()保密等級(jí)6=0.8x4毫米微粒()(現(xiàn)在國(guó)際上將高于保密等級(jí)5的粉碎效果,保密效果可達(dá)0.8X4毫米的碎紙機(jī)，引申為保密等級(jí)6，這是DIN32757標(biāo)準(zhǔn)的非的引伸)