檔案信息管理的建立要求

智慧檔案館具有智能檔案存放環(huán)境管理需求?！禛BT 27703-2011 信息與文獻圖書館和檔案館的文獻保存要求》、《JGJ25-2000 檔案館建筑設計規(guī)范》等標準中規(guī)定了檔案保存的環(huán)境要求，對環(huán)境溫濕度、顆粒物、微生物、二氧化氮、臭氧、醋酸等有害氣體提出了明確要求。智慧檔案館應提供智能檔案存放管理手段，確保檔案保存環(huán)境安全。

建設智慧檔案館，實現(xiàn)檔案工作對電子文件和電子檔案真實、可靠、完整和安全的管理，是國家經(jīng)濟發(fā)展對檔案工作的必然要求，也是對智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。

檔案信息管理概述

數(shù)字檔案館是一個內容管理系統(tǒng)、集成系統(tǒng)和數(shù)字信息長期保存系統(tǒng)的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數(shù)據(jù)為主要管理對象的數(shù)字檔案館，它不僅僅起到一個數(shù)據(jù)中心的作用，也不僅僅起到發(fā)布利用的作用，而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創(chuàng)建、確認、轉換、存檔、管理、發(fā)布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成（integration）含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數(shù)字檔案館而言，就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程，即在管理思想上以集成理論為指導，在管理行為上以集成機制為，在管理視野上突破管理業(yè)務流程機構部門間的限制，并從全程管理的層面來對待各種檔案信息資源要素，提高各種管理要素的交融度，以利于優(yōu)化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性，提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。

檔案整理是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

檔案整理是檔案實體整理和檔案內容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內容。檔案內容整理，主要包括對檔案文件的內容真?zhèn)蔚蔫b別，對檔案內容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動。檔案實體整理，主要是將零散的和需要進一步條理化的文件或檔案，進行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。

檔案信息管理——檔案資料的保存壽命

檔案庫房，是各級檔案館、學校醫(yī)院以及科研實驗等單位保管檔案資料的重要場館；檔案資料的壽命、檔案資料保存的完整程度、檔案的蟲霉防治都與檔案庫房內的溫濕度環(huán)境息息相關，一旦檔案庫房的溫濕度環(huán)境失衡，檔案資料管理過程中就會出現(xiàn)種種問題。的調控檔案庫房內的溫濕度環(huán)境值，是保護實體檔案資料安全的關鍵所在，需要特別的重視。而不適宜的檔案庫房溫濕度環(huán)境也會使檔案紙張中的水分蒸發(fā)過度，這樣會使纖維內部結構遭到破壞，纖維變硬、變脆，柔性和強度下降，同時也會造成檔案的霉菌、蟲害滋生，一系列的問題將嚴重影響到檔案資料的保存壽命。

總而言之，不適宜的檔案庫房溫濕度環(huán)境都會影響檔案資料的長久保存和壽命。因此，在檔案的日常管理工作中必須對檔案庫房環(huán)境進行科學合理的控制與調節(jié)，盡量使其保持在一個為適宜的范圍內，地延長檔案的壽命。