檔案信息管理概述

檔案整理是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程。

檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一頊重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對(duì)檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別，對(duì)檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過(guò)程。

傳統(tǒng)檔案信息管理面臨的問(wèn)題

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的工作，傳統(tǒng)的檔案管理面臨著如下問(wèn)題，已經(jīng)不能滿足日常所需：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)、直接要求實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理；

2、電子或紙質(zhì)檔案越來(lái)越多而且分散，工作人員有使用軟件管理的急切要求；

3、用電子表格管理檔案，形象分差，且一些功能無(wú)法實(shí)現(xiàn)；

4、收文、行文、歸檔、借閱、鑒定過(guò)程存在障礙；

5、紙質(zhì)檔案容易損壞、丟失、泄密；

5、電子和紙質(zhì)檔案的管理難以兼顧；

檔案信息管理——文件排列步驟

提起檔案信息管理相信大家都不陌生，那檔案信息管理里面有一個(gè)文件排列的步驟，有幾個(gè)需要把注意的方法，大家知道這兩個(gè)方法是什么嗎？

（1）種方法：按時(shí)間先后排列，文件落款時(shí)間就是歸檔時(shí)間，按文件落款時(shí)間先后排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物、非性案件材料等成套性文件可以集中排列。

（2）第二方法：按上下級(jí)關(guān)系排列，從大到小順序排列，先排上級(jí)機(jī)關(guān)從—自治區(qū)級(jí)—市級(jí)—本級(jí)—下級(jí)機(jī)關(guān)。在排列各級(jí)機(jī)關(guān)文件時(shí)，大家可以先排有文號(hào)的文件，在同一文號(hào)下，按文號(hào)先后順序排列，然后再排白頭文件，對(duì)那些白頭文件可以按時(shí)間先后排列。