檔案管理系統(tǒng)優(yōu)勢

? 理解用戶核心需求

成都安答聯(lián)動科技有限公司自成立以來，已為多家家政府單位、企事業(yè)單位以及民營單位提供檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案咨詢以及體系化建設(shè)等服務(wù)。清楚理解各個(gè)企業(yè)面臨的問題，了解企業(yè)的核心需求。

? 適用面廣、易擴(kuò)展

檔案管理員可通過檔案模板自定義功能創(chuàng)建適合企業(yè)自身的文件模板。

? 檔案的利用管理

檔案的目的是得到有效應(yīng)用。系統(tǒng)中集成了檔案的借閱、移交功能，能有效的記錄借閱人信息、借閱的檔案列表信息以及是否歸還等信息，極大方便了檔案管理員的日常工作。

? 以用戶為中心的軟件交互

與傳統(tǒng)管理軟件相比，該系統(tǒng)摒棄了程序員思維，站在使用者的角度設(shè)計(jì)軟件的界面和交互，達(dá)到無需培訓(xùn)即可上手的管理系統(tǒng)。

電子文件管理系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)什么？有什么特點(diǎn)？

一：全程管理

 將電子技術(shù)文件的元數(shù)據(jù)、背景信息、關(guān)聯(lián)企業(yè)信息和辦理相關(guān)信息等捕獲到電子文件資源管理控制系統(tǒng)，在電子文件管理工作系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)對電子文件的全程管理。

二：安全管理

我們應(yīng)該采取嚴(yán)格的用戶管理，認(rèn)證，訪問控制和審計(jì)行為，確保系統(tǒng)安全;通過防擴(kuò)散，防滲漏，防偽措施，如保真度，數(shù)字簽名，電子簽名，打印控制等措施，以保證數(shù)據(jù)的安全。

三：完整保障

系統(tǒng)可以采取一些相應(yīng)的技術(shù)管理措施，采集電子商務(wù)文件的內(nèi)容進(jìn)行信息、背景環(huán)境信息、結(jié)構(gòu)分析信息和元數(shù)據(jù)；在電子設(shè)計(jì)文件傳輸、遷移、轉(zhuǎn)存、載體轉(zhuǎn)換時(shí)，同步并保護(hù)保存電子文件的鏈接、嵌入、關(guān)聯(lián)研究對象等全部學(xué)生的信息，保證文件主要內(nèi)容及文件要素的完整。

四：開放擴(kuò)展

系統(tǒng)充分考慮了環(huán)境變化，技術(shù)開發(fā)，產(chǎn)品升級等帶來的不確定性，為擴(kuò)展和遷移預(yù)留了必要的空間；采用開放通用協(xié)議，確保與主流媒體和平臺的兼容性。

五：應(yīng)用范圍

對于集中管理和電子文檔控制系統(tǒng)，以滿足信息化的安全需求。

人事檔案管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)是對傳統(tǒng)干部檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過局域網(wǎng)絡(luò)、組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)干部檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照干部檔案業(yè)務(wù)工作流程 ，經(jīng)過分管批準(zhǔn)、檔案管理人員的授權(quán)，外來查檔單位可以在閱檔室進(jìn)行登記后，通過計(jì)算機(jī)查閱電子檔案。系統(tǒng)全方面運(yùn)行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)干部檔案由傳統(tǒng)管理向干部信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的背景

1978年,我國進(jìn)入了改革開放的新時(shí)期,與國外的教育交流迅速發(fā)展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標(biāo)志著中國對外開放進(jìn)入了一個(gè)全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學(xué)生的派遣工作。國外學(xué)校一般要求留學(xué)生辦理相應(yīng)語種的成績證明、畢業(yè)的證明等相關(guān)檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養(yǎng)了大量的外語專業(yè)人才,他們對出國留學(xué)、訪學(xué)、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學(xué)檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學(xué)校現(xiàn)有10個(gè)外語語種,33個(gè)本科專業(yè),因?yàn)檎Z種、專業(yè)眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因?qū)I(yè)、年級、出國交換經(jīng)歷、選修課等因素的區(qū)別每一位畢業(yè)生的成績都是不一樣的,之前在實(shí)際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費(fèi)較長的時(shí)間。