會議活動布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場時間

如果是內(nèi)部活動，與會者也許就在現(xiàn)場上班，那么開場時間就很靈活了。但是，如果他們都是9點鐘上班，10點種再開始活動就不是很合適了。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。因為若是在高峰期趕路，他們就得承擔較高的路費，或在路上浪費很多時間。么就做折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動是個不錯的選擇，可以以午餐作為活動的開始，這樣就可以使多數(shù)與會者在活動開始時準時到達。這樣做的不足是很難準確預測按時參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個難題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚上的活動是值得做個市場調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會議代表認為這種晚上進行的半天會議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負擔得起的場地——比如大學或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳要相當謹慎

尤其是有些人也許要趕幾個小時路去參加一次半天活動，或是從那里返回。如果不能達到他們的預期效果，他們會非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標聽眾、合作組織，以及活動既定效果等等。您可以參考本書中關于組織大型會議中專題討論會部分的詳細建議，并以此來調(diào)整自己活動的基本理念、效果以及時間。

                                                  會議活動布置策劃注意的細節(jié)

會議活動布置策劃與活動的開展相關的工作都是苦差事，一場活動在臺前，一場會議在實際操作中呈現(xiàn)得如何的精彩，背后付出的一定是籌備人員的很多心力和勞力?；顒踊蛘邥h要想辦得數(shù)一數(shù)二，首先要對整個活動有一個把關，分清楚主次，還要做好承受壓力的準備，要清楚的一點是，辦活動覺得比想象中的要復雜地多，難度是不容小覷的，需要的就是抗壓能力極其強大的人。

籌備活動會議是個苦差事，從活動或者會議場地預訂開始，就要經(jīng)歷一個長期的運作過程，就以場地預訂為例，這是辦活動，開會議的一步，而很多的活動策劃者或者會議的組織者在這一步上面就栽了個大跟頭，雖然說走好一步就接下來的路起到一個很重要的作用，但是這一步卻是很好走的，現(xiàn)在有了網(wǎng)上預訂的平臺，也使這一步可以走得更加快捷和順暢。

會議活動布置策劃的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。到水應動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能接觸到杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員'嚴陣以待'，做好各項準備工作。如，會議進行一項:全體起立、。這是音響應立即播放出歌曲。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把從坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主臺上的，用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結(jié)束前妥善安排。

會議活動布置策劃

會議策劃是指充分利用現(xiàn)有信息和資源，判斷事物變化發(fā)展的趨勢，構(gòu)思、設計，選擇合理、有效的方案，使之達到預期目標的活動。策劃是一個綜合性的系統(tǒng)工程，目標是起點，信息是基礎，創(chuàng)意是核心。會展策劃就是會展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對會展項目的立項、方案實施、品牌樹立和推廣、會展相關活動的開展、會展營銷及會展管理進行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動。會展策劃對會展活動的過程進行設計并找出解決方案，以實現(xiàn)企業(yè)開展會展活動的目標。