會(huì)議活動(dòng)布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會(huì)展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個(gè)項(xiàng)目的推出都應(yīng)實(shí)現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項(xiàng)目，企業(yè)在策劃時(shí)應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會(huì)展企業(yè)自身的利益

對(duì)于每一個(gè)會(huì)展項(xiàng)目來說，會(huì)展企業(yè)都要在人、財(cái)、物、時(shí)間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報(bào).任同會(huì)展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項(xiàng)目都在考慮使企業(yè)盡量實(shí)現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進(jìn)行，能否保證會(huì)展企業(yè)自身利益的實(shí)現(xiàn)是衡量一項(xiàng)策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長(zhǎng)期的利益和短期的利益，在策劃時(shí)應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長(zhǎng)期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶的利益

會(huì)展企業(yè)的目標(biāo)客戶是會(huì)展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，企業(yè)自身的利益才能獲得實(shí)現(xiàn).因此在進(jìn)行會(huì)展項(xiàng)目策劃時(shí)，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實(shí)現(xiàn)客戶的利益進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)安排。比如一項(xiàng)展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計(jì)、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機(jī)會(huì)等。一項(xiàng)理想的會(huì)展策劃應(yīng)該是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

                                                          會(huì)議活動(dòng)布置策劃的組織分工

 a.會(huì)務(wù)組：5261負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)4102布置、會(huì)議接待簽到1653等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組：負(fù)責(zé)擬定會(huì)議方案，準(zhǔn)備各種會(huì)議文件和資料，做好會(huì)議記錄，編寫會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)等工作。
       c.接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)、交通疏導(dǎo)等服務(wù)等工作。
       d.宣傳組：負(fù)責(zé)會(huì)議的娛樂活動(dòng)、照相服務(wù)和對(duì)外宣傳報(bào)道。
       e.財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的統(tǒng)籌使用和收費(fèi)、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人身案例和財(cái)務(wù)安全、保密工作。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的接待工作

據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)不同、會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會(huì)議接待的方式不同，對(duì)會(huì)議的組織方法、禮儀要求也不同。

首先是會(huì)議的籌備工作，根據(jù)會(huì)議規(guī)模，確定接待規(guī)格，發(fā)放會(huì)議通知和會(huì)議日程。

會(huì)議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主題以及會(huì)議參加者、會(huì)務(wù)費(fèi)、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請(qǐng)的人是否參加會(huì)議，準(zhǔn)備參加會(huì)議的是否有其他要求等。對(duì)于外地的會(huì)議參加者還要附上到達(dá)會(huì)議地點(diǎn)和住宿賓館的路線圖。這個(gè)路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會(huì)議日程是會(huì)議活動(dòng)在會(huì)期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會(huì)議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會(huì)議通知一起發(fā)放，也會(huì)根據(jù)不同的情況而做出選擇。