會議活動布置策劃的預(yù)算

(1)、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經(jīng)包含某些常用設(shè)施，譬如激光指示筆、音響系統(tǒng)、桌椅、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規(guī)設(shè)施并不涵蓋在內(nèi)——比如投影設(shè)備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝發(fā)言線路時也可能需要另外的預(yù)算。

(4)、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務(wù)、運(yùn)輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時性質(zhì)，如果會議主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場行價要高，如果讓專業(yè)會議服務(wù)商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。

                                                      會議活動布置策劃如何做好前期準(zhǔn)備？

1：初步策劃/預(yù)估預(yù)算

初步策劃：首先是你活動的目的是什么？造勢策劃執(zhí)行過多場500余人的活動，涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)，此檔次年會預(yù)算總費(fèi)用在50W起步，大部分費(fèi)用是場地的住宿、例會餐飲；預(yù)算：你要達(dá)到什么樣的效果？這個和你預(yù)算有很大的關(guān)系，預(yù)算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你需要對接的就是本公司負(fù)責(zé)人，再聯(lián)系酒店和會議策劃公司做出闡述活動大概規(guī)模結(jié)合三方建議估出大概預(yù)算上報(bào)審批；

2：后勤人員組織和時間安排

做出具體工作職責(zé)表和時間進(jìn)度表，留有足夠的時間準(zhǔn)備，大型會議建議提前30天準(zhǔn)備，給活動視覺設(shè)計(jì)留有足夠的時間，并且通知會議策劃公司，把場地物料布置和表演部分外包出去；一定要有書面執(zhí)行方案，總負(fù)責(zé)人，責(zé)任到人，定期例會通報(bào)進(jìn)度。

3：酒店選址

參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實(shí)地調(diào)研，建議參考交通的便利，離市中心區(qū)遠(yuǎn)的酒店；而且理想化的是能試吃試住，酒店定好后帶深圳會議策劃公司實(shí)地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于深圳會議策劃公司設(shè)計(jì)邀請函，并送出。

4：會議物料布置和與會用品采購

這兩個可以交給專業(yè)的會議策劃公司和公司采購，

5：會議執(zhí)行

提前一到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實(shí)以我個人的經(jīng)驗(yàn)來看，只要前期策劃方案做的夠詳細(xì)，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題。

會議活動布置策劃需要翻譯嗎？

可能有的人認(rèn)為翻譯只是傳聲筒，是一個工具，所以會議翻譯的安排就如同其他道具那樣很簡單，只要"采購"就可以了。其實(shí)，翻譯是工具不假，但翻譯是個特殊的工具，是擔(dān)負(fù)思想傳遞的具有思維方式的人(有時候還是會談僵局的潤滑劑或者緩沖劑)。所以翻譯，特別是臨時聘請的翻譯值得認(rèn)真對待。很多所謂翻譯不是通才(換言之，除翻譯者本身已經(jīng)掌握的知識外，可能對其他領(lǐng)域的連概念都沒有)，而會議涉及的專業(yè)術(shù)語往往很多，而且通常是很生僻的單詞或者組合詞，因此提前溝通十分必要。

再者，應(yīng)當(dāng)告訴翻譯發(fā)言者通常的語速，有條件的可以把以往的映像資料交給翻譯，讓其熟悉一下，并告訴翻譯本次會議大致的研討或者涉及的內(nèi)容。當(dāng)然為了商業(yè)秘密不外瀉，對翻譯必要的約束是應(yīng)該的--通常以書面形式約定在多長時間內(nèi)接觸密的翻譯不得對外界透露，在此期間內(nèi)雇用方有權(quán)要求翻譯保密，并有權(quán)要求翻譯賠償由于泄密而帶來的損失。

會議活動布置策劃應(yīng)注意的問題

1、進(jìn)行必要的現(xiàn)場模擬。從經(jīng)驗(yàn)看，我們應(yīng)該非常重視計(jì)劃方案的現(xiàn)場模擬。我們看到一些協(xié)會的活動，都存在這樣的問題：計(jì)劃很好，但是由于缺少演練或彩排，在操作過程中出現(xiàn)很多問題，違背了原創(chuàng)精神或者沒有達(dá)到原創(chuàng)水平。所以，在原則方案確定以后，還要進(jìn)一步進(jìn)行現(xiàn)場模擬。 　

2、實(shí)施操作程序的管理。程序化管理是一種科學(xué)的管理意識，只有程序化實(shí)施，才能有標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，因而實(shí)施設(shè)計(jì)，重要的是設(shè)計(jì)出操作的規(guī)范程序，這在活動中其實(shí)就是對細(xì)節(jié)的把握和處理。 　

3、方案培訓(xùn)。在大型活動里，為了保證活動參與人員的素質(zhì)，進(jìn)行培訓(xùn)顯得尤為重要，這樣不但保證了活動的質(zhì)量，而且會極大地調(diào)動活動參與人員的積極性，使其感覺到參加活動的意義在于學(xué)習(xí)和自身素質(zhì)的提高，更重要的是維護(hù)了社團(tuán)的聲譽(yù)和影響力。比如音樂愛好者協(xié)會、舞蹈協(xié)會、風(fēng)行吉他社、演講與辯論協(xié)會、各球類協(xié)會在舉辦活動的時候都可以進(jìn)行培訓(xùn)，同時培訓(xùn)還有一層意思是是對活動工作人員培訓(xùn)，假如參與的工作人員不了解全局的策劃意圖，他們就不能為大型活動策劃實(shí)施提供建設(shè)性的勞動，因而需要對工作人員進(jìn)行方案培訓(xùn)，只有知情才能出力，這些往往以講座、專門輔導(dǎo)、召開會議等進(jìn)行。