檔案一體化管理概述

傳統(tǒng)的檔案管理手段對于檔案的發(fā)展情況會帶來一定的制約，因此必須要對檔案管理進行變革，應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理手段，積極采用計算機以及電子文件等相關(guān)技術(shù)。系統(tǒng)設(shè)置控溫、控濕、油煙凈化器，在溫度、環(huán)境濕度、空氣指數(shù)等倉庫自然環(huán)境指標(biāo)值超過或小于設(shè)置的閥值時，系統(tǒng)軟件機器設(shè)備全自動開展操縱有關(guān)機器設(shè)備開展工作中，確保倉庫自然環(huán)境。新的管理方式可以說更加科學(xué)化，并且具有組織性的特點，所以值得在今后的工作中得到進一步的推廣，更好的完善檔案管理的工作效率以及工作質(zhì)量。

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通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換

    通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換解決，用戶歷史數(shù)據(jù)文件的轉(zhuǎn)入數(shù)字檔案館系統(tǒng)的問題。由于自動化處理過程中是通過系統(tǒng)進行身份認(rèn)證之后自動生成并保存記載的，因而，大大提高了電子文件正在生命周期活動中信息記載的真實性和完整性。用戶在數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)之前，可能有大量的檔案條目數(shù)據(jù)文件存在，比如檔案條目數(shù)據(jù)保存在excel、dbf格式的文件之中。通用數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換功能即可將這些臨時性的數(shù)據(jù)文件無縫的轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)文件與數(shù)字檔案館系統(tǒng)數(shù)據(jù)表的字段對應(yīng)關(guān)系設(shè)置，所以不管這些數(shù)據(jù)文件的字段名稱是否與系統(tǒng)的字段名稱是否一致，均可以將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)之中。

    主要功能包括：導(dǎo)入卷內(nèi)級結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)、導(dǎo)入案卷級、卷內(nèi)級結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)

檔案利用管理

（1）檔案借閱登記

用來記錄用戶借閱信息，檔案管理員通過檔案借閱登記可以對系統(tǒng)內(nèi)的用戶、系統(tǒng)外的用戶進行檔案借閱，并記錄借閱信息。

主要功能：選擇庫、新增利用單、編輯利用單、刪除利用單、查詢利用單、借閱利用、報表打印、添加修改刪除利用庫

（2）檔案借閱歸還

用來對檔案借閱登記中的借閱記錄做續(xù)借、歸還等處理。

主要功能：利用單中續(xù)借、利用庫中續(xù)借、利用單中歸還、利用庫中歸還、歸還時借出、結(jié)束利用單

（3）檔案借閱模板設(shè)置

設(shè)置檔案借閱登記中用到的規(guī)則。包括定義借閱利用單、利用庫的結(jié)構(gòu)字段；調(diào)整利用單、利用庫字段的顯示順序；設(shè)置報表打印時調(diào)用的報表實例；設(shè)置角色的借閱件數(shù)、借出天數(shù)、續(xù)借次數(shù)等信息；添加本系統(tǒng)外的用戶。