檔案信息管理介紹

檔案管理亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)基本的組成部分。

《檔案信息管理》順應(yīng)檔案管理與服務(wù)的信息化需求、強(qiáng)化檔案管理應(yīng)用技能、提高工作人員的實(shí)踐能力、現(xiàn)代檔案管理工作必備參考?！稒n案信息管理》由檔案基本知識(shí)、檔案工作、全宗的劃分、檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作等構(gòu)成。

檔案信息管理——存檔

畢業(yè)未就業(yè)學(xué)生

國家對(duì)于畢業(yè)未就業(yè)的大學(xué)生的檔案，一般采取三種方法：

1、把檔案轉(zhuǎn)至生源地，由所在地級(jí)市的人事局接收。

★ 適合對(duì)象：比較適合準(zhǔn)備在生源地范圍內(nèi)就業(yè)的畢業(yè)生和暫時(shí)不想就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：在生源地就業(yè)后辦理手續(xù)簡單方便。

2、把檔案留在學(xué)校。2002 年國家下發(fā)文件，允許畢業(yè)時(shí)尚未落實(shí)單位的畢業(yè)生檔案留校兩年。待落實(shí)工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地，申請(qǐng)檔案留校超過兩年仍未落實(shí)工作的，學(xué)校將其檔案遷回生源地，學(xué)校不再為其發(fā)放就業(yè)報(bào)到證。

★ 適合對(duì)象：適合有就業(yè)愿望但尚未就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：學(xué)校誠信度較高，代為保管關(guān)系和檔案不收取額外費(fèi)用。

3、把檔案轉(zhuǎn)至就業(yè)代理或人才交流中心。

★ 適合對(duì)象：比較適合創(chuàng)業(yè)、靈活就業(yè)的畢業(yè)生。

★ 優(yōu)點(diǎn)：易于畢業(yè)生解決一些實(shí)際問題。

檔案信息管理的意義

Tips 1: 人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是什么性質(zhì)的機(jī)構(gòu)？在編制上，它屬于事業(yè)單位，在運(yùn)行上，則實(shí)行企業(yè)化管理。但實(shí)際上，它履行著部分行政職能，提供的“服務(wù)”具有明顯的行政屬性。這種“半官半商”、“亦官亦商”，在“官”與“商”之中左右逢源，模棱兩可。不少地方人才中心的負(fù)責(zé)人堅(jiān)持：“補(bǔ)齊代管費(fèi)用及相關(guān)手續(xù)后，再提供人事服務(wù)”。

Tips 2: 檔案的轉(zhuǎn)遞是有規(guī)定程序的，在離開學(xué)校之前弄清楚你的檔案在什么時(shí)間被轉(zhuǎn)到哪個(gè)地方去了。在現(xiàn)階段，主管學(xué)生分配的單位沒有統(tǒng)一，有人事局、人才交流中心、專門的分配辦等，而且檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出比較麻煩，盡量一步到位。

檔案信息管理的建立要求

智慧檔案館具有智能檔案存放環(huán)境管理需求。《GBT 27703-2011 信息與文獻(xiàn)圖書館和檔案館的文獻(xiàn)保存要求》、《JGJ25-2000 檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定了檔案保存的環(huán)境要求，對(duì)環(huán)境溫濕度、顆粒物、微生物、二氧化氮、臭氧、醋酸等有害氣體提出了明確要求。智慧檔案館應(yīng)提供智能檔案存放管理手段，確保檔案保存環(huán)境安全。

建設(shè)智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案工作對(duì)電子文件和電子檔案真實(shí)、可靠、完整和安全的管理，是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)檔案工作的必然要求，也是對(duì)智慧檔案事業(yè)發(fā)展的客觀需求。