會(huì)議活動(dòng)布置策劃需要注意什么?

1、考慮好開場(chǎng)時(shí)間

如果是內(nèi)部活動(dòng)，與會(huì)者也許就在現(xiàn)場(chǎng)上班，那么開場(chǎng)時(shí)間就很靈活了。但是，如果他們都是9點(diǎn)鐘上班，10點(diǎn)種再開始活動(dòng)就不是很合適了。因?yàn)樗麄兒芸赡芤瞻l(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會(huì)議的話，活動(dòng)開場(chǎng)時(shí)間就不宜過早。因?yàn)槿羰窃诟叻迤谮s路，他們就得承擔(dān)較高的路費(fèi)，或在路上浪費(fèi)很多時(shí)間。么就做折衷安排，11點(diǎn)開始，12點(diǎn)半午餐，1點(diǎn)半到3點(diǎn)鐘開會(huì)。

2、可以考慮以午宴作為開始

如果在下午舉辦活動(dòng)是個(gè)不錯(cuò)的選擇，可以以午餐作為活動(dòng)的開始，這樣就可以使多數(shù)與會(huì)者在活動(dòng)開始時(shí)準(zhǔn)時(shí)到達(dá)。這樣做的不足是很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)按時(shí)參加午宴的人數(shù)，所以配備多少食物也是個(gè)難題。

3、不要取消晚上的活動(dòng)

是否取消晚上的活動(dòng)是值得做個(gè)市場(chǎng)調(diào)查的。這樣就可以看看有多少潛在的會(huì)議代表認(rèn)為這種晚上進(jìn)行的半天會(huì)議是完全可以接受的。例如，忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點(diǎn)過來參加這個(gè)活動(dòng)。注意不要忽略有家庭責(zé)任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時(shí)，晚上也更容易找到合適的、能負(fù)擔(dān)得起的場(chǎng)地——比如大學(xué)或?qū)W院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會(huì)直接從工作的地方趕來參加活動(dòng)，安排些茶點(diǎn)也是很合情理的。

4、宣傳要相當(dāng)謹(jǐn)慎

尤其是有些人也許要趕幾個(gè)小時(shí)路去參加一次半天活動(dòng)，或是從那里返回。如果不能達(dá)到他們的預(yù)期效果，他們會(huì)非常不高興。這就意味著您必須清晰描述您的目標(biāo)聽眾、合作組織，以及活動(dòng)既定效果等等。您可以參考本書中關(guān)于組織大型會(huì)議中專題討論會(huì)部分的詳細(xì)建議，并以此來調(diào)整自己活動(dòng)的基本理念、效果以及時(shí)間。

                                                  會(huì)議活動(dòng)布置策劃注意的細(xì)節(jié)

會(huì)議活動(dòng)布置策劃與活動(dòng)的開展相關(guān)的工作都是苦差事，一場(chǎng)活動(dòng)在臺(tái)前，一場(chǎng)會(huì)議在實(shí)際操作中呈現(xiàn)得如何的精彩，背后付出的一定是籌備人員的很多心力和勞力?；顒?dòng)或者會(huì)議要想辦得數(shù)一數(shù)二，首先要對(duì)整個(gè)活動(dòng)有一個(gè)把關(guān)，分清楚主次，還要做好承受壓力的準(zhǔn)備，要清楚的一點(diǎn)是，辦活動(dòng)覺得比想象中的要復(fù)雜地多，難度是不容小覷的，需要的就是抗壓能力極其強(qiáng)大的人。

籌備活動(dòng)會(huì)議是個(gè)苦差事，從活動(dòng)或者會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂開始，就要經(jīng)歷一個(gè)長期的運(yùn)作過程，就以場(chǎng)地預(yù)訂為例，這是辦活動(dòng)，開會(huì)議的一步，而很多的活動(dòng)策劃者或者會(huì)議的組織者在這一步上面就栽了個(gè)大跟頭，雖然說走好一步就接下來的路起到一個(gè)很重要的作用，但是這一步卻是很好走的，現(xiàn)在有了網(wǎng)上預(yù)訂的平臺(tái)，也使這一步可以走得更加快捷和順暢。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃的服務(wù)禮儀

會(huì)議進(jìn)行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時(shí)。

倒茶服務(wù)人員注意觀察每一位與會(huì)者，以便及時(shí)為其添茶水。到水應(yīng)動(dòng)作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面，手指不能接觸到杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準(zhǔn)確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會(huì)者身上。杯子放在與會(huì)者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯(cuò)，應(yīng)盡快處理，不能驚動(dòng)其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會(huì)者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務(wù)會(huì)議按擬定的程序進(jìn)行，應(yīng)緊湊，不要出現(xiàn)冷場(chǎng)的局面。這就要求各個(gè)工作人員'嚴(yán)陣以待'，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。如，會(huì)議進(jìn)行一項(xiàng):全體起立、。這是音響應(yīng)立即播放出歌曲。又如，大會(huì)宣布辦法榮譽(yù)證書，組織人員應(yīng)迅速將受獎(jiǎng)人員排好隊(duì)，禮儀小姐把從坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由頒發(fā)給受獎(jiǎng)?wù)?。為使?huì)場(chǎng)上的活動(dòng)有條不紊，必要時(shí)應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進(jìn)行模擬訓(xùn)練，避免會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)混亂。

如果與會(huì)者有電話或有人要相告特別重要的事，服務(wù)人員應(yīng)走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主臺(tái)上的，用字條傳遞通知，避免無關(guān)人員在臺(tái)上頻繁走動(dòng)和耳語，分散與會(huì)者注意力。

做好會(huì)后服務(wù)的準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行之中，就應(yīng)為會(huì)后服務(wù)做好準(zhǔn)備。如，會(huì)后要照相，就應(yīng)提前將場(chǎng)地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準(zhǔn)備。另外，會(huì)后的用車也應(yīng)在會(huì)議結(jié)束前妥善安排。

會(huì)議活動(dòng)布置策劃

會(huì)議策劃是指充分利用現(xiàn)有信息和資源，判斷事物變化發(fā)展的趨勢(shì)，構(gòu)思、設(shè)計(jì)，選擇合理、有效的方案，使之達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的活動(dòng)。策劃是一個(gè)綜合性的系統(tǒng)工程，目標(biāo)是起點(diǎn)，信息是基礎(chǔ)，創(chuàng)意是核心。會(huì)展策劃就是會(huì)展企業(yè)根據(jù)收集和掌握的信息，對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案實(shí)施、品牌樹立和推廣、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開展、會(huì)展?fàn)I銷及會(huì)展管理進(jìn)行總體部署和具有前瞻性規(guī)劃的活動(dòng)。會(huì)展策劃對(duì)會(huì)展活動(dòng)的過程進(jìn)行設(shè)計(jì)并找出解決方案，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)開展會(huì)展活動(dòng)的目標(biāo)。