會議活動布置策劃的原則

1、利益主導原則

會展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個項目的推出都應(yīng)實現(xiàn)某種預期的目標利益.作為一種服務(wù)性的項目，企業(yè)在策劃時應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會展企業(yè)自身的利益

對于每一個會展項目來說，會展企業(yè)都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業(yè)盡量實現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進行，能否保證會展企業(yè)自身利益的實現(xiàn)是衡量一項策劃是否成功的主要指標。企業(yè)的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標客戶的利益

會展企業(yè)的目標客戶是會展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現(xiàn)其價值，企業(yè)自身的利益才能獲得實現(xiàn).因此在進行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現(xiàn)客戶的利益進行合理的設(shè)計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機會等。一項理想的會展策劃應(yīng)該是一項實現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

                                                          會議活動布置策劃的組織分工

 a.會務(wù)組：5261負責會務(wù)組織、會場4102布置、會議接待簽到1653等會議的組織、協(xié)調(diào)工作。
       b.秘書組：負責擬定會議方案，準備各種會議文件和資料，做好會議記錄，編寫會議紀要、簡報等工作。
       c.接待組：負責生活服務(wù)、交通疏導等服務(wù)等工作。
       d.宣傳組：負責會議的娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳報道。
       e.財務(wù)組：負責會議經(jīng)費的統(tǒng)籌使用和收費、付帳工作。
       f.保衛(wèi)組：負責防火、防盜、人身案例和財務(wù)安全、保密工作。

會議活動布置策劃的接待工作

據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法、禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作，根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格，發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放，也會根據(jù)不同的情況而做出選擇。