檔案管理軟件的特點二

4. 滿足各種整理模式

為適應各單位不同的整理方式，系統(tǒng)提供集中整理、分散整理模式以及組卷、裝盒等整理方式，并滿足項目級管理需求。

5. 檔案整理過程自動化及智能化

靈活快捷的著錄方式，自動排序、編號、組卷、裝盒等功能，較大限度實現(xiàn)了自動化，提高了檔案工作效率。檔案管理軟件公司

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檔案管理軟件規(guī)范三

1.數(shù)字化服務機構的安全管理

1.1數(shù)字化服務機構必須具有工商管理部門核發(fā)的有效營業(yè)執(zhí)照，業(yè)務范圍必須包括檔案數(shù)字化加工或數(shù)據(jù)處理類項目。

1.2數(shù)字化服務機構的法人必須是中華人民共和國境內(nèi)注冊的企業(yè)法人或事業(yè)單位法人，股東及工作人員必須為中華人民共和國境內(nèi)公民，國家另有規(guī)定的除外。

1.3數(shù)字化服務機構的工作人員必須提供本人身份的證明和相關部門提供的無記錄證明，必要時提供政審材料。

1.4數(shù)字化服務機構必須與其工作人員簽訂符合國家勞動法律法規(guī)要求的勞動合同。

1.5數(shù)字化服務機構的人員數(shù)量與素質(zhì)、技術與管理水平、設施與設備狀況能夠滿足擬承擔項目的要求。

1.6數(shù)字化服務機構必須制定并執(zhí)行數(shù)字化安全保密制度，制定并執(zhí)行檔案實體交接、數(shù)字化加工過程管理、數(shù)字化成果驗收與交接、存儲介質(zhì)管理、檔案實體保護等操作規(guī)范和管理制度。

1.7數(shù)字化服務機構應建立安全崗位責任制，配備專人負責安全保密工作。

1.8數(shù)字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內(nèi)容和其他安全保密責任、義務。安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。

1.9數(shù)字化服務機構必須積極支持、配合檔案行政管理部門的安全保密檢查。

檔案管理軟件規(guī)范四

1.數(shù)字化場所的安全管理

1.1數(shù)字化加工場所一般設在檔案部門獨立、可封閉的建筑內(nèi)。

1.2數(shù)字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。

1.3數(shù)字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數(shù)字化加工工位、服務器、數(shù)據(jù)導出端及門窗等無監(jiān)控死角;視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由檔案部門專人負責，數(shù)字化加工場所設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng)，數(shù)字化服務機構應將視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)移交檔案部門保存;視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月;檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)進行回放檢查，在刪除的視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。

1.4數(shù)字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數(shù)字化處理和已數(shù)字化處理的檔案。

1.5數(shù)字化加工場所須封斷所有檔案數(shù)字化加工設備的無線網(wǎng)絡功能，并定期進行相關檢測。

1.6數(shù)字化工作人員存放隨身物品要有專用儲物箱柜，并與檔案裝具分區(qū)放置;數(shù)字化加工場所不得有非工作需要的私人物品，包括照相機、攝像機、手機、錄音機、筆記本電腦、平板電腦等各類電子設備和各類移動存儲介質(zhì);嚴禁擅自將數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。

1.7工作人員要掛牌上崗，接受身份核查登記和安全檢查，嚴禁無關人員進入數(shù)字化加工場所。

1.8工作人員不得在數(shù)字化加工場所內(nèi)從事與數(shù)字化無關的活動，嚴禁在數(shù)字化加工區(qū)內(nèi)喝水、進食、吸煙等，嚴禁攜帶火種進入數(shù)字化加工場所。

1.9檔案部門和數(shù)字化服務機構應特定有關人員經(jīng)常對數(shù)字化加工場所進行巡查，確保有關數(shù)字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。