檔案數(shù)字化

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個(gè)人在社會活動中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

檔案的基本特點(diǎn)：職能性、原始性、價(jià)值性。

檔案工作的基本性質(zhì)：專業(yè)xing、服務(wù)性、機(jī)要性。

檔案的主要價(jià)值：憑證價(jià)值、信息價(jià)值

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目前，檔案室保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值難以充分實(shí)現(xiàn)，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案數(shù)字化以后，對檔案的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

首先，檔案數(shù)字化能有效地保護(hù)檔案原件。其次，檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式

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檔案數(shù)字化的工作流程

1.資料移交

首先要將資料從檔案室移交到加工現(xiàn)場的臨時(shí)庫房。在轉(zhuǎn)移之前，雙方共同在資料室完成資料的逐冊清點(diǎn)工作，并登記承接時(shí)間、總冊數(shù)，并由雙方負(fù)責(zé)人在清單上簽字。清點(diǎn)交接工作必須認(rèn)真仔細(xì)，逐筆核對，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。檔案數(shù)字化折疊網(wǎng)絡(luò)拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)檔案管理系統(tǒng)企業(yè)版支持集中式、分布式部署和存儲，集中或分級管理模式。這些信息作為資料歸還時(shí)檢查的參考依據(jù)。本步驟完成后，將會形成《移交清單》。

2.資料拆分

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求掃描。資料掃描設(shè)置主掃崗位和補(bǔ)掃崗位；補(bǔ)掃崗位主要負(fù)責(zé)改正圖像質(zhì)檢發(fā)現(xiàn)的問題。通過掃描，紙質(zhì)資料數(shù)字化為電子資料。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過程。本步驟是資料數(shù)字化的核心和基礎(chǔ)，直接影響對于紙質(zhì)資料獲取數(shù)字化信息的好壞。

掃描過程對掃描后的文件質(zhì)量影響主要參數(shù)是：掃描分辨率（DPI）、色彩（黑白、灰度、彩色）、存儲格式（JPG、TIFF、PDF）、明暗度和對比度。

按照技術(shù)指標(biāo)，掃描時(shí)應(yīng)根據(jù)資料紙張的質(zhì)地，底色，薄厚程度，可拆或不可拆制定掃描方案，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。

4.圖像處理

掃描后的原始圖像需要進(jìn)行優(yōu)化處理，使得成品圖像清晰、端正。根據(jù)掃描后的具體情況，圖像要進(jìn)行如下處理：圖像旋轉(zhuǎn)、校正還原，以符合閱讀習(xí)慣；圖像去原始信息外臟點(diǎn)、斑點(diǎn)去除，如去黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等。處理過程中應(yīng)遵循保持原貌的原則。

5.插圖頁面處理

資料中有插圖的要在掃描時(shí)對掃描閥值做相應(yīng)調(diào)整，如黑插圖用灰度掃描不清楚時(shí)，應(yīng)該用其他色彩掃描，在保持原始頁面信息的同時(shí)使圖像清晰可辯。

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檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。 檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理應(yīng)注重對檔案管理軟件的選擇，一款好的檔案管理軟件，往往對檔案管理工作者完成各項(xiàng)檔案管理工作起到事半功倍的效果，它不僅可以提高經(jīng)濟(jì)效益，而且還可以大大提高辦公效率。

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