會議活動布置策劃怎么做？

1、 明確活動背景、目的

      2、 明確活動主題、時間、地點、參與人員、參與人數(shù)、活動內容、相關準備材料種類、數(shù)量

     3、 組織會務工作小組，確定會務組領導及成員，制定會議準備工作部署

     4、 根據(jù)確定的會議議程，制定會議預算，申請專項會務費用

     5、 確定明確的會議議程、落實參會人員參加情況、會議具體地點情況、參會人員住宿安排情況、會議車輛情況，安全應急預案情況，形成會務指南樣稿，經會議小組領導確認后開始印刷

     6、 發(fā)布會議通知，包括會議時間、地點、提交會議材料格式要求、參會人員

     7、 確認發(fā)言人，選擇標準：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實際經歷豐富、感人或幽默的故事

     8、 根據(jù)時間進行預演，防止時間不夠和提前結束的現(xiàn)象

     9、 活動前期宣傳

    10、 確定背景圖、橫幅、參會證、桌簽、路引、活動現(xiàn)場路線圖的樣式和內容，經會議小組領導確認后，開始制作橫幅、參會證、桌簽等
 
    11、 檢查各項宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會證

    12、 參會人員房間安排、餐飲安排

    13、 提前安排人員到達會議現(xiàn)場，安排會議室、住宿、餐飲事宜

    14、 檢查各項會務資料到位情況，包括匯報材料、會務指南等

    15、 檢查會議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調好地點、酒水

    16、 確定進場時間、搭建內容

    17、 提前一天與主持人溝通，進行現(xiàn)場彩排與準備

                                                                 會議活動布置策劃

1、會議桌椅的擺放。禮堂式：會議桌面向房間前方擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道； 教室式：房間內將會議桌椅安排端正擺放或成“V”型擺放，按教室式布置房間根據(jù)會議桌的大小而有所不同。特點：可針對房間面積和觀眾人數(shù)在安排布置上有一定的靈活性；弦月式：房間內放置一些圓形或橢圓形會議桌，會議椅只放在會議桌的一面，以便所有觀眾都面向屋子的前方；方形中空式：會議桌擺成方形中空，不留缺口。會議椅擺在桌子外圍；馬蹄形或“U”形：將桌子連接著擺放成長方形，但空出一個短邊。會議椅擺在會議桌外圍也可以內外都擺放。桌椅要擺放整齊有序。

2、桌椅顏色的選擇。要結合自身企業(yè)文化品位，體現(xiàn)和提升自身形象。選擇會議室桌椅時要注意色系，要給人明快的感覺，還是沉穩(wěn)的感覺，這直接關系到自身的形象。同時桌椅要干凈、舒適。

3、燈光設備調試。為了確保正確的圖像色調及攝像機的自均衡，規(guī)定映射在預會者臉部的光是勻稱的，照度應不低于500lux監(jiān)視器、投影電視附近的照度為50-80lux，應制止直射光。 　　燈光的方向比燈光的強度更為重要，為燈光安裝漫射透鏡，可使采光充實漫射，使預會者臉上有勻稱采光。光線應以柔和為主，讓人不會感覺到煩躁。

4、音響設備調試。會議室音響的聲學要求很嚴格，要想得到好的音質，不僅要有好的電聲設備，還需要有與其相當?shù)穆晫W環(huán)境；再好的揚聲器，放在混響長的空間內，也會聽不清楚，更談不上音質好了。如果音響不夠好，有噪音或是竄頻之類的問題，對會議的影響是非常大的，甚至可能會導致會議失敗。

                                                           會議活動布置策劃的策劃方法

一、會議方案的制定

1、會議方案必須明確會議日程安排及每項議程安排之間內在的邏輯關系，使各場次會議能對接。方案一般應包括會議名稱、時間地點、出席人員、會議任務、議程、工作組設置及文件起草工作、會務秘書工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務工作、安全保衛(wèi)工作等內容。

2、加強溝通。一方面需要加強與上級的溝通請示工作。另一方面，需要加強橫向的溝通銜接工作。各個部門要密切配合和相互協(xié)作，加強與上述部門溝通對接工作。

3、合理安排分解工作任務，明確工作職責，使各部門能夠按照時間表完成工作。

二、會議場地的布置

會議開始前，會務組織者提前對會場、住地進行觀察了解，并做相應的會場布置。例如會場、會議用品的準備;迎送接待儀式的確認及排練;乘車安全和用餐標準。

三、會議流程的執(zhí)行

為了確保會議的順利進行，也為了讓參與會議的人員知悉整個會議流程，事先確定會議的流程圖或者流程表。還要做好會議服務工作，包括會議報到、材料分發(fā)、引導入座、會議記錄、錄音攝像、車輛安排、食宿安排等工作。

四、會議結束的總結

做好會后總結。及時總結會務工作中的經驗和教訓，對已有的會務工作流程、工作規(guī)則等進行修改和完善，使之更加適應新時期會務工作的需要。

會議活動布置策劃的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。

倒茶服務人員注意觀察每一位與會者，以便及時為其添茶水。到水應動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內口不能接觸桌面，手指不能接觸到杯口上，不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開杯蓋，右手持水壺，將熱開水準確倒入杯里，不能讓茶水濺到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應盡快處理，不能驚動其他人，不能慌慌張張，來回奔跑，將與會者的注意力引到自己身上，否則，這將是極大的工作失誤。

其他服務會議按擬定的程序進行，應緊湊，不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員'嚴陣以待'，做好各項準備工作。如，會議進行一項:全體起立、。這是音響應立即播放出歌曲。又如，大會宣布辦法榮譽證書，組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領導從坐席上引出來，另有禮儀小姐將證書一一遞上，由領導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必要時應將有關人員組織起來進行模擬訓練，避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事，服務人員應走到他身邊，輕聲轉告他。如果要通知主臺上的領導，用字條傳遞通知，避免無關人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如，會后要照相，就應提前將場地、椅子等布置好，攝影師做好攝影的準備。另外，會后的用車也應在會議結束前妥善安排。