會議活動布置策劃的原則

1、利益主導(dǎo)原則

會展企業(yè)要獲得持續(xù)發(fā)展，每一個項目的推出都應(yīng)實現(xiàn)某種預(yù)期的目標(biāo)利益.作為一種服務(wù)性的項目，企業(yè)在策劃時應(yīng)該考慮的利益包括:

2.會展企業(yè)自身的利益

對于每一個會展項目來說，會展企業(yè)都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業(yè)的利益出發(fā)而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業(yè)盡量實現(xiàn)‘’投入一產(chǎn)出“的基礎(chǔ)上進行，能否保證會展企業(yè)自身利益的實現(xiàn)是衡量一項策劃是否成功的主要指標(biāo)。企業(yè)的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應(yīng)合理協(xié)調(diào)好長期利益和短期利益的關(guān)系，保證企業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

3.目標(biāo)客戶的利益

會展企業(yè)的目標(biāo)客戶是會展企業(yè)生存發(fā)展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現(xiàn)其價值，企業(yè)自身的利益才能獲得實現(xiàn).因此在進行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現(xiàn)客戶的利益進行合理的設(shè)計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業(yè)提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設(shè)計、展品的擺放、廣告的投放、專業(yè)觀眾的來源、參展商的貿(mào)易機會等。一項理想的會展策劃應(yīng)該是一項實現(xiàn)客戶和企業(yè)自身利益的雙贏的策劃.

會議活動布置策劃的接待工作

據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準(zhǔn)備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同，對會議的組織方法、禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作，根據(jù)會議規(guī)模，確定接待規(guī)格，發(fā)放會議通知和會議日程。

會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務(wù)費、應(yīng)帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準(zhǔn)備參加會議的是否有其他要求等。對于外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放，也會根據(jù)不同的情況而做出選擇。

會議活動布置策劃的籌劃細節(jié)

不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象(客戶)參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3個程序。

⒈信息發(fā)布--從媒體上分有印刷品(包括邀請信函、組織文件、會議通知)、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常的信息發(fā)布包括主題、時間、地點(暫定或者候選)、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議(展)企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。

⒉回執(zhí)--對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一?；貓?zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計(回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息--明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達目的地的時間、迎送要求等等)和確認回執(zhí)有效(通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志)，接下來需要做的就是資源分配--主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出。

⒊回執(zhí)可以有多種形式--傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認通知--如果會務(wù)費用確認或者有其他方式可以確認，需要發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。