檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲(chǔ),檔案全文的錄入和存儲(chǔ)組織工作要復(fù)雜得多，必須建立起一套工作流程和技術(shù)規(guī)范,以保障未來(lái)網(wǎng)上檔案信息的高質(zhì)量和統(tǒng)一性,確保檔案、圖書(shū)、情報(bào)等各類(lèi)信息1大限度的一體化，并為今后技術(shù)的發(fā)展留下兼容和擴(kuò)充的余地。整個(gè)檔案掃描一包括這幾個(gè)環(huán)節(jié)：文檔掃描批量的把紙介質(zhì)的文檔、檔案、書(shū)本雜志等用掃描儀進(jìn)行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來(lái)進(jìn)行文檔掃描。圖像處理對(duì)圖像進(jìn)行去歪斜，黑點(diǎn)、黑邊等操作。提取有效信息對(duì)圖像中有用的信息進(jìn)行提取（利用OCR技術(shù)），有用的信息我們一般稱(chēng)之為關(guān)鍵字或索引值，這些關(guān)鍵字在查詢(xún)時(shí)輸入，極方便的查詢(xún)出這份保險(xiǎn)單。管理和利用通常檔案掃描的后一個(gè)環(huán)節(jié)是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統(tǒng)”、“知識(shí)管理系統(tǒng)”，就屬于這類(lèi)型的管理軟件。通過(guò)對(duì)這些電子化文件的管理，查詢(xún)利用就非常的方便了。

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檔案掃描

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，只有提高1檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作技能以及綜合能力，才能使之成長(zhǎng)為時(shí)代需要的復(fù)合型人才或信息專(zhuān)家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續(xù)發(fā)展。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以創(chuàng)建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)信息，將那些可選性強(qiáng)、目的性強(qiáng)、利用效果好的檔案信息，提供在線(xiàn)瀏覽功能，檔案管理者可以根據(jù)用戶(hù)的需要及時(shí)補(bǔ)充信息內(nèi)容，以為用戶(hù)及時(shí)提供的檔案信息。

同時(shí)，現(xiàn)階段開(kāi)展的檔案管理現(xiàn)代化工作的重要手段就是加快信息化進(jìn)程，使用檔案管理專(zhuān)業(yè)軟件，一方面許多單位未配備必要的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備，給檔案管理工作帶來(lái)很多的不便另一方面，使用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)管理設(shè)備管理的電子檔案往往因計(jì)算機(jī)本身的存儲(chǔ)沒(méi)有進(jìn)行加密處理、缺少對(duì)計(jì)算機(jī)毒或黑1客攻擊的防范措施等，存在著安全管理的潛在威脅。

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紙質(zhì)檔案掃描

紙質(zhì)檔案掃描應(yīng)符合以下要求： 1、使用24位彩色模式、200dpi分辨率，按1:1的比例進(jìn)行掃描，文件格式為T(mén)IFF。 2、每份文件掃描成一個(gè)TIFF文件，每張A0及以下幅面圖紙掃描成一個(gè)TIFF文件，超過(guò)A0幅面的圖紙可降低圖像質(zhì)量位數(shù)（例如16位彩色）進(jìn)行分區(qū)掃描，再將多個(gè)分區(qū)圖像合并為一個(gè)TIFF文件。 3、掃描件內(nèi)容應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案完全相同，且圖像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏頁(yè)。在紙質(zhì)檔案文字偏小、密集、模糊等特殊情況下，可適當(dāng)提高分辨率進(jìn)行掃描。 4、掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。

 以上內(nèi)容由東方明德為您提供，今天我們分享的是檔案掃描的相關(guān)內(nèi)容，希望對(duì)您有所幫助！

數(shù)字化管理如利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

一是人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，盡管都仿照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解能力不同，對(duì)同一份文件有不同的分類(lèi)，因此不可避免地產(chǎn)生分類(lèi)不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷質(zhì)量，給利用工作帶來(lái)不便。而利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類(lèi)別將屬于條目的內(nèi)容打印出來(lái)，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率。

二是用傳統(tǒng)的文書(shū)立卷方法立卷，當(dāng)發(fā)現(xiàn)立卷的文件有遺漏和收集不完成時(shí)，就要拆卷，有要對(duì)卷內(nèi)文件從新排序，卷內(nèi)文件目錄也要重新填寫(xiě)，重新編號(hào)，重新裝訂。

三是人工立卷歸檔時(shí)，經(jīng)常需要對(duì)文件進(jìn)行接邊的切邊，稍不留神，就會(huì)破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領(lǐng)導(dǎo)的簽字。使用計(jì)算機(jī)立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時(shí)完成歸檔工作，不至于出現(xiàn)文件積壓現(xiàn)象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來(lái)。集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開(kāi)發(fā)和利用工作。

四是檔案電子化存檔為了保證檔案原有的性質(zhì)不能把檔案給拆分進(jìn)行掃描，都是需要不拆卷直接掃描的，非接觸式掃描儀能夠不拆卷掃描非常方便，現(xiàn)在的檔案室都在用這種設(shè)備，例如book2net系列的專(zhuān)門(mén)針對(duì)檔案用戶(hù)定制的機(jī)器。

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