電子檔案管理系統(tǒng)

隨著信息技術的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網絡化的進程進一步加快，檔案管理的信息化建設已經成一個備受關注的熱點。企業(yè)，學校等都需要對檔案進行信息化管理，來適應當今社會的信息化、網絡化發(fā)展趨勢。檔案管理信息化，就是利用數(shù)字化、信息存貯、數(shù)據庫等技術，將傳統(tǒng)紙質文書檔案、科技檔案、人事檔案等轉換成數(shù)字檔案,建立檔案目錄數(shù)據庫,通過計算機網絡設備的傳輸，實現(xiàn)信息資源的共享，以期獲得較佳的工作效率。電子檔案管理系統(tǒng)，是指把當前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構建檔案數(shù)據庫，并把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便用戶的查詢和借閱，實現(xiàn)對檔案資源的科學、規(guī)范和有效的管理，為用戶提供高了效率的檔案利用服務。電子檔案管理軟件具備可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長等特點。

智慧檔案管理系統(tǒng)的應用

檔案管理系統(tǒng)在智慧檔案館建設過程中起著越來越重要的作用,檔案管理系統(tǒng)的運用帶來了建設和運營成本的下降,給檔案管理者和用戶都帶來了極大的便利。自20世紀90年代以來,計算機檔案管理系統(tǒng)從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網絡版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間,從起初的計算機輔助手工檔案管理,發(fā)展到檔案管理工作的8項基本內容:收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢素、編纂、利用全部實現(xiàn)計算機化、智慧化。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用,檔案管理信息化不斷發(fā)展,檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。隨著信息高速公路的拓寬,數(shù)字化的數(shù)據、信息將滲透檔案管理的全過程,檔案管理系統(tǒng)是智慧檔案館實施的必備條件之一。智慧檔案館建設背景下傳統(tǒng)的紙質實體檔案、傳統(tǒng)的管理方式、傳統(tǒng)的服務方式都不能適應現(xiàn)階段用戶對檔案館服務的需求。高校智慧檔案館依托高校智慧校園建設,結合高校檔案館自身館藏,整合檔案信息資源實現(xiàn)業(yè)務應用智慧整合。智慧檔案館建設、發(fā)展離不開智慧的檔案管理系統(tǒng),檔案管理系統(tǒng)中的翻譯系統(tǒng)突破了傳統(tǒng)的服務方式,實現(xiàn)了服務智慧化。

檔案管理系統(tǒng)產品簡介

綜合檔案管理平臺作為提高行內綜合管理水平能力的重要系統(tǒng)之一，通過 電子化的管理手段，利用網絡便捷、快速的信息傳輸能力，成為服務于全行各業(yè)務部門及下級分、支行機構的檔案管理平臺。平臺集檔案采集、識別、加工、補錄、歸檔、保管、借閱、授權、查詢、分析、統(tǒng)計等功能于一身，在滿足行內檔案管理要求的基礎上，嚴格遵循相關法律法規(guī)，并采用了數(shù)據加密、權限控制等手段保證檔案的安全性、一致性和不可篡改性。

該平臺可大量減少翻閱紙質檔案的次數(shù)，業(yè)務人員可以隨時查看檔案影像及電子文件，既為實際工作帶來了方便，也為檔案管理人員的管理工作減輕了負擔，降低了紙質檔案保管的風險，提高了檔案的利用效率。