磁盤(pán)刪除的原理和其存儲(chǔ)的原理有關(guān)，磁盤(pán)在邏輯結(jié)構(gòu)上分為多個(gè)扇區(qū)，如果類(lèi)比為一本書(shū)的話，磁盤(pán)的引導(dǎo)扇區(qū)可以類(lèi)比為書(shū)本的目錄，而磁盤(pán)的數(shù)據(jù)可以類(lèi)比為書(shū)本的內(nèi)容區(qū)。

當(dāng)刪除一個(gè)文件的時(shí)候，相當(dāng)于在書(shū)本的目錄頁(yè)上某一項(xiàng)涂掉，但是并不會(huì)把對(duì)應(yīng)頁(yè)的那部分內(nèi)容撕掉。

那么什么時(shí)間才把內(nèi)容刪掉呢？很簡(jiǎn)單，當(dāng)新的數(shù)據(jù)來(lái)到時(shí)，磁盤(pán)像是橡皮一樣先擦掉原來(lái)的內(nèi)容，再把新的內(nèi)容寫(xiě)進(jìn)去。注意磁盤(pán)是十分懶惰的，如果用戶沒(méi)有主動(dòng)進(jìn)行磁盤(pán)整理的話，磁盤(pán)會(huì)擦一個(gè)字寫(xiě)一個(gè)字，這樣導(dǎo)致下面的結(jié)果：

1. 刪除一個(gè)文件之后，還沒(méi)寫(xiě)入新的內(nèi)容之前，這個(gè)文件其實(shí)還存在于磁盤(pán)中，只是通過(guò)手工找不到磁盤(pán)上對(duì)應(yīng)這個(gè)文件的目錄了。

現(xiàn)在文件信息對(duì)公司的作用越來(lái)越重要，過(guò)期的文件要進(jìn)行及時(shí)的銷(xiāo)毀，以免泄漏對(duì)公司的經(jīng)營(yíng)產(chǎn)生嚴(yán)重的危害，因此行政人員要定期對(duì)需要銷(xiāo)毀的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，并制定銷(xiāo)毀工作規(guī)范，那么文件銷(xiāo)毀的范圍和規(guī)范有哪些呢？下面就來(lái)為大家進(jìn)行分析。一、定期核對(duì)（1）定期核對(duì)已記錄的信息資料。若發(fā)現(xiàn)丟失信息，則應(yīng)在發(fā)放清單和索引目錄中查詢(xún)信息發(fā)放對(duì)象和信息來(lái)源，并以適當(dāng)?shù)姆椒ɑ謴?fù)信息。（2）定期檢查已經(jīng)過(guò)期的條目，并加以標(biāo)注，定期銷(xiāo)毀過(guò)期作廢的文檔。二、銷(xiāo)毀范圍（1）已過(guò)保存期限、不用繼續(xù)保存的文件。（2）公司要銷(xiāo)毀的文件。（3）會(huì)議上回收的保密文件。（4）不需部門(mén)存檔的保密文件。（5）無(wú)保存價(jià)值的文件（已處理的傳真件、禮品申領(lǐng)表和發(fā)放清單）。三、銷(xiāo)毀文件類(lèi)型及注意事項(xiàng)（1）銷(xiāo)毀文件分為紙面文件和電子文件兩類(lèi)。（2）為了便于跟蹤和備查，對(duì)銷(xiāo)毀的文件要予以登記，保存銷(xiāo)毀文件清單。（3）電子類(lèi)文件刪除后必須清空回收站。

（2）當(dāng)做廢紙賣(mài)給回收站安全性不高，泄露可能性很大。（3）焚燒銷(xiāo)毀徹底，但不環(huán)保，需要尋找專(zhuān)門(mén)的場(chǎng)所，且在文件回收、轉(zhuǎn)移過(guò)程中仍然可能會(huì)泄露。（4）制漿銷(xiāo)毀徹底，環(huán)保無(wú)污染，但需要專(zhuān)門(mén)的制漿設(shè)備，一次性銷(xiāo)毀量不大，成本較高。（5）粉碎不同銷(xiāo)毀效果，環(huán)保、快速、銷(xiāo)毀量大，是目前國(guó)際行的紙張文件銷(xiāo)毀方法，但需要專(zhuān)門(mén)設(shè)備，一套完整的文件銷(xiāo)毀管理及銷(xiāo)毀流程。